Краткий ответ: назначьте одну рабочую группу, зафиксируйте бюджет и договаривайтесь по понятной схеме, а не в бесконечном чате.
Кто за что отвечает
- родители утверждают бюджет
- школа согласует правила
- координатор держит день
- специалисты отвечают за свои зоны
Что искать первым
Площадку, ведущего и фотографа. Остальное проще достроить вокруг выбранной даты и формата.